El Colegio Nacional de Ingenieros de ICAI implementa la firma, el visado y la factura electrónica con ipsCA. Ahorro de costes y agilidad en los proyectos.
El Colegio Nacional de Ingenieros de ICAI ha implementado el visado digital y facturación electrónica de ipsCA.
El proceso de visar los proyectos de los ingenieros requería el Colegio hasta ahora almacenaba grandes cantidades de papel ya que cada uno de los ingenieros debía imprimir varias copias de cada uno de los documentos y posteriormente enviarlas tanto al Colegio como a sus clientes.
La facturación electrónica les ha permitido agilizar los procesos de facturación y un importante ahorro de costes en dicho proceso.
Gracias a estas soluciones, el Colegio ha mejorado su gestión administrativa y se beneficia de un importante ahorro de costes en papel, impresión y envíos postales entre otras ventajas además de contribuir al desarrollo sostenible, potenciando el uso de las nuevas tecnologías, más limpias y económicas.
Fases y objetivos del proyecto
Desde 2004, los colegiados de ICAI pueden firmar electrónicamente sus proyectos gracias a la implantación de las soluciones de ipsCA. Dos años más tarde, el Colegio incorporó en sus proyectos el visado electrónico a través de la herramienta de sellado y firma ActiveX. Los colegiados firman los proyectos mediante la herramienta ipsCA U-Sign PDF, que permite firmar electrónicamente documentos en formato PDF, y los presenta telemáticamente al colegio. Éste se encarga de visarlos con ipsCA U-Sign Active X y hacerlos llegar a los destinatarios.
En la nueva fase de implantación de tecnologías para la firma electrónica, que ICAI inició el pasado mes de septiembre, la entidad ha desplegado su primer sistema de facturación electrónica de la mano de ipsCA U-Sign Mini Appliance, herramienta que permite integrar la firma electrónica en procesos empresariales de volumen mediano (hasta 5.000 firmas y validaciones de documento por hora).
ICAI optó en un primer momento por ipsCA por ser la entidad certificadora que desarrollaba la firma electrónica como firma interna. Con el tiempo, este sistema se ha convertido en la solución más generalizada y cuando decidimos apostar por esta tecnología nos pareció el modelo más seguro”, “afirma Ana María Martínez Tordesillas, Directora de Visados del Colegio Nacional de Ingenieros de ICAI.
“En vista de los buenos resultados obtenidos, hemos vuelto a confiar en ipsCA para los proyectos posteriores de visado y factura digital que hemos puesto en marcha”.
La nueva solución de factura electrónica del Colegio Nacional de Ingenieros de ICAI se ha implantado en tres semanas. “Los plazos de instalación han sido cortos y destacamos como principales valores de esta solución de ipsCA, los tiempos de respuesta ante imprevistos y las actualizaciones de versiones”, explica Ana María Martínez.
Los tres sistemas (firma, visado y factura digital) están operativos al 100% y han proporcionado a ICAI grandes resultados tanto en su uso interno como en la aceptación externa (por parte de los receptores de estos documentos). El 94% de los colegiados de ICAI utiliza ya la factura electrónica; y el 75%, el visado digital.
Ventajas obtenidas
El Colegio Nacional de Ingenieros del ICAI quiere dar una respuesta eficiente con sus proyectos y, desde hace tiempo, está invirtiendo en las tecnologías más avanzadas para agilizar al máximo sus procesos y facilitar las gestiones al ciudadano.
Gracias a las soluciones de ipsCA, los colegiados de ICAI ahorran en tiempo y recursos, beneficiándose de una mayor eficacia para llevar a cabo sus tareas administrativas. “Con la vía telemática, ahorramos energía y contribuimos a la conservación del medio ambiente. De esta forma, evitamos el traslado físico de los documentos, eliminamos el consumo de papel e integramos nuestros procesos con los de los colegiados, los ciudadanos, las empresas y la administración”, concluye Martínez. “Todo ello, además, se hace de forma inmediata, con lo que también ganamos en operatividad”.
Rodolfo Lomascolo, Director General de ipsCA, añade por su parte que “la firma y la factura electrónica son útiles y eficaces para infinidad de sectores profesionales. El caso de los ingenieros colegiados de ICAI, que ahora pueden firmar sus proyectos de forma digital o facturar electrónicamente, constituye una clara prueba de cómo ahorrar costes y obtener inmediatez en las operaciones del día a día”.
La solución
ipsCA U-Sign Mini Appliance permite integrar la firma electrónica de forma sencilla en procesos empresariales de volumen medio. Al tratarse de un dispositivo físico, y no únicamente de un software, incorpora la firma electrónica como una tarea adicional dentro del flujo de los procesos en un sistema de gestión, validando la firma masiva de documentos, así como otra serie de operaciones relacionadas con la e-factura, el visado digital, el voto electrónico, la firma de contratos, e-nóminas, digitalización certificada, compulsa electrónica o formularios telemáticos.
Entre sus principales funciones destacan el repositorio, firma y validación de todo tipo de documentos -con especial aplicación en los formatos PDF y XML-. Asimismo, ipsCA U-Sign Mini Appliance cuenta con dos formatos de comunicación distintos: mediante mensajes SOA o mediante carpetas compartidas.
