Cuatrecasas implanta la facturación electrónica con la tecnología de ipsCA.El bufete instala la herramienta de firma u-sign server y la funcionalidad pdf417 para modernizar sus procesos de facturación.
Cuatrecasas, segundo despacho jurídico de España, decidió implantar la solución U-Sign Server 4.0 de ipsCA para optimizar y agilizar sus procesos de facturación. Desde la puesta en marcha del proyecto piloto en febrero de 2006, este despacho de abogados ha comprobado ya la importante suma de dinero que esCon 880 letrados y oficinas en 12 ciudades españolas, además de presencia internacional en Lisboa, Oporto, Bruselas, París, Nueva York y Sao Paulo, Cuatrecasas ofrece a las organizaciones asesoramiento jurídico y se ha convertido en referente en el sector gracias a su decidida apuesta por la innovación tecnológica. La automatización del proceso de facturación fue diseñada como un nuevo proyecto innovador con el que reducir costes, mejorar los procesos internos y lograr una mayor eficiencia.
Cuatrecasas necesitaba una solución que le permitiese sustituir el envío de documentos Word por un formato más robusto y ágil, protegido frente a las modificaciones no autorizadas, y que conservase el mismo aspecto que la factura en formato papel. Después de estudiar el mercado el despacho jurídico optó por el formato PDF de Adobe y por la herramienta de facturación electrónica U-Sign Server 4.0 de ipsCA. La nueva versión de la solución de ipsCA para la creación y emisión de facturas electrónicas, respondía a estos requerimientos, ya que les permitía componer facturas ligeras en PDF y con la posibilidad de integrarse con el ERP de la compañía para rellenar los campos automáticamente.
Entre las nuevas funcionalidades del U-Sign Server 4.0 destaca la posibilidad de envío automático de entre 20.000 y 30.000 facturas electrónicas a la hora -frente a otras anteriores versiones que sólo permitían un máximo de 2.000-, lo que la convierte en una solución más rápida y rentable, perfecta para grandes corporaciones, multinacionales y empresas distribuidas que necesiten firmar electrónicamente cientos o miles de documentos. Además, la factura puede incorporar una representación de la rúbrica manuscrita, e incluye un modulo de validación masiva para comprobar rápidamente que la información sea correcta. También permite el envío automático de las facturas vía e-mail, sin necesidad de incluir manual e individualmente las direcciones de correo electrónico.
La ley de firma electrónica contempla además la opción de que los usuarios puedan imprimir sus facturas electrónicas, por lo que Cuatrecasas adquirió también la función PDF417, un código de barras que contiene toda la información de la factura y que garantiza que, una vez impresa, la factura es auténtica. Por otro lado, el U-Sign Server utilizado por Cuatrecasas cuenta con la opción de crear documentos XML -estándar de uso común que permite que los documentos sean interpretados y clasificados con más facilidad, sobre todo en operaciones en la red- con los datos de la factura.
Una vez que el sistema esté implantado de forma masiva en el despacho de abogados –actualmente está siendo utilizado en pruebas con dos de sus clientes más importantes- los beneficios económicos serán cuantiosos, ya que el coste de las facturas en papel se reemplazará gradualmente a favor del envío automático de facturas, con el único gasto asociado del mantenimiento del software.
Algunas de las empresas más importantes de España, como Amena, que firma 1,2 millones de facturas al mes; Mapfre, que da curso a 600.000 pólizas de riesgo mensualmente; Hyundai, Telefónica Factoring y Camper utilizan ya este tipo de solución para sus facturas electrónicas.
